- Internet: www.janakkalanjana.info. Jana yleisurheilun verkkosivut ovat pääasiallinen tiedonvälityskeino niin ulkoisessa kuin sisäisessäkin tiedottamisessa. Sivuja kehitetään ja uudistetaan tarpeen mukaan. Aineisto julkaistaan sivuilla mahdollisimman pian. Tavoitteena on, että verkkosivuilla julkaistava tieto on ajantasaista ja monipuolista.
- Sosiaalinen media: Facebook (@janaliikuttaa) ja Instagram (@janaliikuttaa). Sosiaalisen median palveluissa markkinoimme uutuuksia ja kerromme tapahtumista ja urheilullisesta menestyksestä sanoin ja kuvin. Seuralla on käytössä someohjeet urheilijoille.
Muina viestinnän välineinä käytetään sähköpostia, tekstiviestejä, Whatsappia ja puheluita. Kullakin toimijalla on omat ryhmänsä oman harjoitusryhmän tai toimintaryhmän tiedotteita yms. varten.
Vanhemmilla valmennusryhmäläisillä (yli 14-vuotiaat) on käytössään Champions Corner, jonka kautta valmentaja ilmoittaa harjoitusaikataulut ja -ohjelmat.
Tiedottaja tekee toimintasuunnitelman pohjalta tiedotussuunnitelman, Janakkalan Jana yleisurheilun pyrkimyksenä on tiedottaa uutisista ja ajankohtaisista asioista (esim. kilpailutulokset) mahdollisimman pian ja luotettavasti. Vuosien myötä ansaittua luottamusta paikalliseen mediaan hyödynnetään, mutta sitä myös arvostetaan tarjoamalla vain luotettavaa ja oikeaa tietoa.
Juttujen kirjoittaminen
Tiedotusvastaava vastaa lehtijutuista säännöllisesti paikallisiin sanomalehtiin ja myös välittää toisten toimijoiden juttuja ja tarvittaessa käsittelee jutut julkaistavaan kuntoon.
Kaikista isommista tapahtumista (esim. Janakkala Games) tehdään vähintään yksi ennakkojuttu tai lehdistötiedote ilmoittautumisajan umpeutuessa. Jutussa nostetaan esiin esim. joitakin urheilijoita,
joiden arvellaan herättävän median kiinnostuksen. Kilpailun ajankohdasta yms. voidaan tiedottaa myös aikaisemmin. Kilpailunjohtaja tai erikseen sovittu vastuuhenkilö toimittaa tiedottajalle materiaalia ennakkojuttua varten.
Myös kilpailujutut kirjoitetaan mahdollisimman pian tulosten valmistuttua. Yleensä tiedotusvastaava tai mukana ollut valmentaja/joukkueenjohtaja kirjoittaa jutun.
Uutisista pyritään tiedottamaan mahdollisimman pian ja mahdollisimman laajalla jakelulla. Hiljaisempina aikoina medialle lähetetään aihealueeltaan yleisempiä juttuja, jotka eivät ole niin aikaan sidottuja. Useimmat jutut julkaistaan myös nettisivujen ajankohtaisissa artikkeleissa.
Tiedottaja huolehtii tapahtuman ja ryhmien alkamiset kunnan liikuntasihteerille kunnan nettisivuille ja kunnan Facebook-sivuille laitettavaksi.
Ydintoimintaa mainostetaan tarvittaessa esimerkiksi paikallislehdissä. Myös muista medioista voidaan tarvittaessa ostaa maksullista ilmoitustilaa.
Julistemainontaa käytetään ainakin liikuntaleikki-, urheilu- ja yleisurheilukoulujen sekä valmennusryhmien toiminnan mainostamisessa. Myös esitteitä toimitetaan kouluille jaettavaksi sekä keväällä että syksyllä yleisurheilukoulujen ilmoittautumisajan alkaessa.
Kriisitilanteet voivat liittyä talouteen, epidemiaan/pandemiaan, dopingiin, onnettomuuteen, väärään tietoon tai muuhun ennalta odottamattomaan ja ikävään tapahtumaan. Kriisiviestintäryhmä (tiedotusvastaava, puheenjohtaja ja urheilutoimenjohtaja) päättää välittömästi kriisin tapahduttua, miten asian kanssa toimitaan.
Kriisiviestinnässä toimitaan seuraavasti:
- kriisi määritellään
- määritellään tapauksen mukaan kohderyhmät (johtoryhmä, toimijat, urheilijat vanhempineen, sidosryhmät, paikallinen ja valtakunnan media)
- päätetään lähestymistavat (henkilökohtainen kontakti, tiedote, haastattelut, tiedotustilaisuus lausunnot, netti)
- viestintävastuut jaetaan kohderyhmittäin
- totuudenmukaista tietoa pyritään antamaan mahdollisimman pian
- tarvittaessa järjestetään tiedotustilaisuus ja mahdollisuus haastatteluihin
- kriisiviestintäryhmä huolehtii ulos menevien viestien sisällön yhtenäisyydestä
- muut toimijat pidättäytyvät kommentoimasta asiaa ja antavat kriisiviestintäryhmälle työrauhan