Käsitys Janakkalan Janan yleisurheilutoiminnasta syntyy monen asian summana. Ulkoinen mielikuva syntyy seuran arkista toiminnoista sekä graafisesta ilmeestä, seuran ulkoisesta näkyvyydestä mediassa ja sosiaalisessa mediassa, kaikista painotuotteista yms. sekä siitä, miten seuran kilpailut on järjestetty. Ulkoiseen mielikuvaan vaikuttavat luonnollisesti myös urheilijoiden ja muiden toimijoiden toiminta. Pääperiaatteina kilpailujen järjestämisessä puolestaan ovat ammattitaitoinen toiminta ja asiakaslähtöisyys.
Kaikki viralliset kilpailut haetaan SUL:n ja piirin ohjeiden mukaan Kilpailukalenterin kautta. Kilpailujen lajivalikoimaa mietittäessä otetaan huomioon SUL:n kilpailuvaliokunnan päättämät viralliset lajit eri sarjoissa.
- Jana YU pyrkii järjestämään vuosittain seuraavat kilpailut
- Kunnan alakoululaisten koululaiskisat (Janakkala)
- Kunnan alakoululaisten maastojuoksukisat (Janakkala)
- Pm-kisat / Seuracupin kisan
- Hippokisat
- Janakkala Games (3-päiväinen)
- KiipFIT Trail Run keväällä
- Janakkala Cup: Seurakisasarja (1–2 maastot, 4–6 kentällä)
Johtoryhmä
- Päättää anottavat kilpailut
- Päättää palautelomakkeiden käytöstä kisoissa
Ennen kilpailua
- sopii työnjaosta kilpailupäällikön ja johtoryhmän kanssa
- ottaa yhteyden lajinjohtajiin: infotilaisuus tai kirje
- toimii yhteistyössä talkoovastaavan kanssa tuomareiden rekrytoinnin suhteen
- vastaa oheistoiminnoista (ellei toisin sovita) tulospalvelu, kioski, ensiapu, palkintojenjako, opastus
- sopii yhteistyöstä tiedottajan kanssa (ulkoinen ja sisäinen tiedottaminen); lehtipuffit, mahdollisen kisaesitteen ja/tai käsiohjelman laatiminen, lehdistötiedote, ilmoitukset, seurapalsta, kuukausikirje, nettisivut, Facebook, Instagram
- toimii yhteyshenkilönä kilpailuun ilmoittautuneille, ellei delegoitu jollekin muulle henkilölle
- varmistaa, että kaikki kilpailun järjestelyt on tehty (kenttävaraus, ylituomarit, kentän tekniset olosuhteet, lajinjohtajat, rekrytointi, palkinnot, kuulutus, välineet)
- Varaa Uudy:n tuomarikoulutukset ja rekrytoi niihin osallistujia
Kilpailun aikana
- toimii tapahtumaohjaajana eli vastaa kilpailun kulusta
- seuraa, että kilpailun aikana noudatetaan aikataulua, järjestystä ja kilpailupaikalle laadittua turvallisuus- ja pelastussuunnitelmaa
- on tarvittaessa tuomarineuvoston jäsen
Kilpailun jälkeen
- vastaa siitä, että tulokset julkaistaan mahdollisimman pian
- vastaa kilpailujen lopputöistä; kentän raivaus, tavaroiden vieminen paikoilleen, jne
- laatii palautemuistion, johon kirjataan järjestelyissä havaitut puutteet ja parannusehdotukset tulevia kilpailuja varten
Lajijohtajat
- keräävät toimitsijat tiimeihinsä ja kirjaavat heidän yhteystietonsa (puh./sähköposti)
- ilmoittavat kilpailun johtajalle riittävän ajoissa, mikäli tiimissä ei ole riittävästi väkeä
- tarkistavat tarvitsemansa välineet viimeistään kisaa edeltävänä päivänä
- sopivat ryhmän sisäisestä tehtävänjaosta
- huolehtivat siitä, että harjoitushyppyjä ja -heittoja on valvomassa joku tiimin jäsen ennen kilpailun alkamista
- päivittävät sääntötuntemuksensa
- huolehtivat erityisesti heittolajeissa turvallisuudesta
- ilmoittautuvat kilpailun johtajalle hyvissä ajoin ennen kilpailun alkua
- raivaavat oman suorituspaikkansa kisan jälkeen (kilpailuvälineet paikoilleen, roskat ja löytötavarat asianmukaisiin paikkoihin)
Tuomarit (toimitsijat)
- tulevat ajoissa kentälle
- pukeutuvat ohjeistuksen mukaisesti
- ilmoittavat mahdollisista esteistä
Ylituomari/tuomarineuvosto
- ratkaisee ongelmatilanteet
- käsittelee protestit
- laatii kisojen loppuraportin
Kilpailun valmistelu
- Kun kauden kilpailukalenteri on valmis, niin seura anoo vuorot kentälle.
- Pari viikkoa ennen kilpailua KJ on yhteydessä liikuntapaikan hoitajaan ja sopii, miten suorituspaikat valmistellaan kilpailua varten. Samalla varmistetaan, että tarvittavat välineet ovat kunnossa.
- Kilpailunumeroiden painaminen tai tilaaminen hoidetaan.
- KJ laatii aikataulun niin, että alustava aikataulu on tiedossa hyvissä ajoin ennen kilpailua ja myös julkaistaan.
Toimitsijoiden rekrytointi
- Jaosto ja talkoovastaava ovat vastuussa toimitsijoiden rekrytoinnista yhteistyössä kilpailutiimin kanssa.
- Avainhenkilöt, kuten kuuluttajat, lähettäjät, maalikameran käyttäjät, sekä kanslian/infon että tulospalvelun hoitajat, on sovittava useita viikkoja etukäteen.
- Avainhenkilöiden saapuminen on varmistettava noin viikkoa ennen kisoja.
- Lajijohtajat osallistuvat oman tiiminsä toimitsijoiden rekrytointiin
- Jaosto jakaa puuttuvat tehtävät toimitsijavelvoitteen mukaisesti.
Välinetarkastus
- Kilpailuissa urheilija saa käyttää omia välineitään, mikäli tuo sen/ne tarkastukseen kilpailukohtaisen ohjeistuksen mukaisesti.
- Urheilijoiden omat, kilpailupaikalla tarkistetut välineet ovat kaikkien kilpailijoiden käytössä koko kilpailun ajan (paitsi seipäät).
- Välinetarkastaja punnitsee ja mittaa kaikki heittovälineet (myös järjestäjien omat) ennen kilpailua ja merkitsee niihin tussilla painon päivämäärän ja nimikirjaimet.
Ensiapu
- Ensiapuhenkilö auttaa tarvittaessa loukkaantuneita urheilijoita ja muita kisavieraita. Mikäli
- kilpailuissa saadut vammat ovat niin pahoja, ettei niitä kyetä paikan päällä hoitamaan, paikalle kutsutaan ambulanssi tai potilas ohjataan päivystävälle terveysasemalle.
- Kisapäivän jälkeen suoritetaan myös inventaario ja varmistetaan, että tarvikkeita on
- riittävästi seuraavaa kisapäivää/tapahtumaa varten.
Liikenteenohjaus ja opastus
- Tapahtumailmoitus poliisille tehdään isommista kilpailuista (Janakkala Games). Tapahtumailmoitukseen nimetään jokaista isoa kilpailua varten järjestyksenvalvojakortin haltija vastuuhenkilöksi.
- Järjestyksenvalvojat käyttävät keltaista huomioliiviä tehtävässään.
- Opastekyltit laitetaan paikoilleen riittävän ajoissa ennen kisan alkua sisääntuloteille
Palkintojenjakoseremoniat
- Isoissa kilpailuissa kuten Janakkala Gameseissa noudatetaan seuran omia seremonioita:
- Palkittuja kannustetaan hienoihin tuuletuksiin
- Noutamattomat mitalit toimitetaan perille kisojen jälkeen
Tulospalvelu
- tulostaa kenttälajien pöytäkirjat edellisenä päivänä ja laittaa ne sihteereiden kansioihin valmiiksi
- tekee eräjaot
- hoitaa tallennuksen ja tulosten tarkistamisen
- varmistaa että live-tulokset näkyvät live.tuloslista.com -palvelussa
- toimittaa eräjaot ilmoitustauluille, kuuluttajille sekä juoksujen sihteerille ja juoksujen järjestäjille
- toimittaa tulokset ilmoitustaululle, kuuluttajille sekä palkintojen jakajille (jos ei käytössä live-seuranta)
- kilpailupäivän päätyttyä tulokset lähetetään Tilastopajaan ja muille halukkaille.
Info
Ilmoittautuminen/varmistus
- kilpailunumeroiden luovutus
- jälki-ilmoittautuminen ja sen maksaminen hoidetaan ennakkoon ohjeiden mukaisesti
- kilpailuissa käytetään ennakkomaksamista
Matkalaskut
Vieraileville toimitsijoille (esim. kävelyn päätuomari, kuuluttaja) matkalaskukaavake
Protestit
- Info-kansiossa on virallisia SUL:n protestilomakkeita. Protestin teko maksaa 50 euroa, joka palautetaan protestin tekijälle, mikäli protesti menee läpi. Jos protesti todetaan aiheettomaksi, protestimaksu jää seuralle.
- Protesti on tehtävä tunnin kuluessa virallisten tulosten julkistamisen jälkeen. Ylituomari tai mahdollinen tuomarineuvosto käsittelee protestin ja vastaa siihen kirjallisesti.
Säännöt
- Jokaisen lajin säännöt löytyvät tarvittaessa SUL:n nettisivuilta. Tarvittaessa Kilpailun Johtaja auttaa sääntöjen tulkinnassa. Lähtökohtaisesti kuitenkin lajijohtaja tekee omaa lajiaan koskevat päätökset.
Löytötavarat
- Kentälle jääneet löytötavarat toimitetaan infoon ja sieltä Kuumolatalolle kisojen päätteeksi
- Löytötavarat voidaan julkaista myös jaoston nettisivuilla
- Toimitus omistajille, vastaanottaja maksaa
Kioski
- Kioski on paikalla kaikissa isommissa kilpailuissa ja kioskista hoidetaan myös toimitsijamuonitus.
Kuulutus
- isoihin kisoihin värvätään 1–2 kuuluttajaa
- kuulutuslaitteet vuokrataan
- kuulutusteltaksi Janan oma 3 x 3-teltta, joka koristellaan Janan pienemmällä banderollilla